Stagiaire Administration des Ventes (ADV). H/F

Description du poste

Objectif du poste

Le stagiaire participera activement à la gestion des flux de commandes clients, à la facturation et au suivi des paiements, contribuant ainsi à l’efficacité des processus administratifs et financiers de l’entreprise.

Missions principales

Tâches

Description détaillée

Saisie des commandes dans l’ERP

- Réceptionner et traiter les bons de commande des clients.
- Saisir et valider les commandes dans l’ERP, en veillant à l’exactitude des informations

(prix, quantités, délais de livraison, conditions spéciales, etc.).
- Vérifier la disponibilité des produits en lien avec le service logistique.
- S’assurer de la conformité des commandes par rapport aux termes négociés avec les clients.
- Mettre à jour les bases de données clients et produits dans l’ERP.

Facturation

- Générer les factures clients à partir des commandes validées dans l’ERP.
- Veiller à l’exactitude des montants, de la TVA, et des informations juridiques obligatoires.
- Envoyer les factures aux clients et en assurer le suivi administratif.
- Gérer la facturation des clients en fonction des échéances convenues.
- Archiver les factures de manière organisée et accessible.

Suivi du recouvrement

- Suivre les paiements en lien avec les services de comptabilité et relancer les clients en retard de règlement.
- Gérer les réclamations clients liées à la facturation et proposer des solutions pour les litiges.

Qualifications

Compétences techniques

Description
Maîtrise des logiciels ERP
Bonne connaissance des systèmes de gestion intégrée (ERP), idéalement dans un environnement commercial ou de distribution.
Outils bureautiques
Excellente maîtrise d’Excel (tableaux croisés dynamiques, formules, etc.) et des outils bureautiques (Word, Outlook).
Compétences en gestion des commandes
Compréhension des processus de commande, facturation et recouvrement, ainsi que des contraintes légales (TVA, délais de paiement, etc.).
Capacité d’analyse
Savoir analyser les données des commandes et factures pour identifier des incohérences ou des opportunités d’amélioration.
Communication
Aisance dans les échanges avec les clients pour la gestion des relances et la résolution des litiges.
Rigueur et organisation
Grande attention aux détails pour garantir la conformité des factures et la précision des saisies.

Profil recherché

Caractéristiques du profil

Description

Niveau d’études
Étudiant(e) en gestion, comptabilité, commerce ou administration des entreprises.
Expérience professionnelle
Une première expérience (stages) dans une fonction similaire ou en gestion administrative.
Connaissance des ERP
La connaissance d’un logiciel ERP (Microsoft Dynamics, etc.) est fortement appréciée.
Autonomie et réactivité
Capacité à travailler de manière autonome tout en respectant les délais imposés.
Esprit d’équipe
Savoir collaborer avec les équipes commerciales, logistiques et comptables pour assurer un flux de travail fluide.
Langues
La maîtrise de l’anglais serait un atout, notamment pour les échanges avec des clients internationaux.

Profits

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Description de l'entreprise

SEGULA Technologies est un groupe d'ingénierie de premier plan qui aide à stimuler la compétitivité dans tous les grands secteurs industriels : automobile, aéronautique, énergie, ferroviaire, naval, pharmaceutique et pétrochimie. Présents dans plus de 30 pays, nos 15 000 collaborateurs mettent leur expertise au service de projets ambitieux et innovants.

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