Stagiaire Administration des Ventes (ADV). H/F
Description du poste
Objectif du poste
Le stagiaire participera activement à la gestion des flux de commandes clients, à la facturation et au suivi des paiements, contribuant ainsi à l’efficacité des processus administratifs et financiers de l’entreprise.
Missions principales
Tâches
Description détaillée
Saisie des commandes dans l’ERP
- Réceptionner et traiter les bons de commande des clients.
- Saisir et valider les commandes dans l’ERP, en veillant à l’exactitude des informations
(prix, quantités, délais de livraison, conditions spéciales, etc.).
- Vérifier la disponibilité des produits en lien avec le service logistique.
- S’assurer de la conformité des commandes par rapport aux termes négociés avec les clients.
- Mettre à jour les bases de données clients et produits dans l’ERP.
Facturation
- Générer les factures clients à partir des commandes validées dans l’ERP.
- Veiller à l’exactitude des montants, de la TVA, et des informations juridiques obligatoires.
- Envoyer les factures aux clients et en assurer le suivi administratif.
- Gérer la facturation des clients en fonction des échéances convenues.
- Archiver les factures de manière organisée et accessible.
Suivi du recouvrement
- Suivre les paiements en lien avec les services de comptabilité et relancer les clients en retard de règlement.
- Gérer les réclamations clients liées à la facturation et proposer des solutions pour les litiges.
Qualifications
Compétences techniques
- Description
- Maîtrise des logiciels ERP
- Bonne connaissance des systèmes de gestion intégrée (ERP), idéalement dans un environnement commercial ou de distribution.
- Outils bureautiques
- Excellente maîtrise d’Excel (tableaux croisés dynamiques, formules, etc.) et des outils bureautiques (Word, Outlook).
- Compétences en gestion des commandes
- Compréhension des processus de commande, facturation et recouvrement, ainsi que des contraintes légales (TVA, délais de paiement, etc.).
- Capacité d’analyse
- Savoir analyser les données des commandes et factures pour identifier des incohérences ou des opportunités d’amélioration.
- Communication
- Aisance dans les échanges avec les clients pour la gestion des relances et la résolution des litiges.
- Rigueur et organisation
- Grande attention aux détails pour garantir la conformité des factures et la précision des saisies.
Profil recherché
Caractéristiques du profil
Description
- Niveau d’études
- Étudiant(e) en gestion, comptabilité, commerce ou administration des entreprises.
- Expérience professionnelle
- Une première expérience (stages) dans une fonction similaire ou en gestion administrative.
- Connaissance des ERP
- La connaissance d’un logiciel ERP (Microsoft Dynamics, etc.) est fortement appréciée.
- Autonomie et réactivité
- Capacité à travailler de manière autonome tout en respectant les délais imposés.
- Esprit d’équipe
- Savoir collaborer avec les équipes commerciales, logistiques et comptables pour assurer un flux de travail fluide.
- Langues
- La maîtrise de l’anglais serait un atout, notamment pour les échanges avec des clients internationaux.
Bénéfices
Participez à la vie chez SEGULA
Description de l'entreprise
SEGULA Technologies est un groupe d'ingénierie de premier plan qui aide à stimuler la compétitivité dans tous les grands secteurs industriels : automobile, aéronautique, énergie, ferroviaire, naval, pharmaceutique et pétrochimie. Présents dans plus de 30 pays, nos 15 000 collaborateurs mettent leur expertise au service de projets ambitieux et innovants.