Le Gestionnaire de la Documentation est responsable de la gestion, du suivi et de l’archivage des documents produits dans le cadre des projets, en assurant leur conformité formelle et leur diffusion interne et externe selon les exigences contractuelles du client.

Missions principales :

• Gestion et diffusion des documents

  • Assurer la référence et le suivi des documents transmis par les rédacteurs.

  • Vérifier la conformité formelle des fichiers (référence, révision, désignation, date, signature, etc.).

  • Organiser et réaliser les envois contractuels au client (mail, FTP, autres outils définis contractuellement).

• Relances et coordination

  • Relancer régulièrement les contributeurs pour assurer le respect des jalons documentaires.

  • Organiser des réunions d’avancement en cas de blocage afin d’obtenir des engagements de livraison.

• Gestion du référentiel documentaire

  • Maintenir et mettre à jour la Documentation Material List (DML) ou Plan de Production Documentaire (PPD).

  • Suivre le statut de chaque document (transmis, accepté, refusé, en attente).

  • Intégrer les données d’entrée issues des différents services, partenaires et fournisseurs.

• Archivage et traçabilité

  • Archiver systématiquement les envois contractuels dans la base de données interne.

  • Garantir la traçabilité de l’ensemble des documents et de leurs révisions dans le temps.

• Suivi des retours clients

  • Intégrer et diffuser les retours clients (acceptation, refus, remarques).

  • Assurer la mise à jour du référentiel documentaire en conséquence.

• Reporting et indicateurs

  • Produire des états d’avancement du suivi documentaire.

  • Mettre à disposition des KPI et reporting pour les comités de pilotage (COPIL).

Profil recherché :

• Formation Bac+3 à Bac+5 (Gestion documentaire, Qualité, Gestion de projet, ou équivalent).

• Expérience en gestion documentaire dans un environnement industriel ou projet (idéalement ferroviaire ou automobile).

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel avancé) et bases de données documentaires.

• Connaissance des processus contractuels et de la gestion des livrables clients.

• Rigueur, organisation, sens de la communication et capacité de coordination.